1234

เปลี่ยนงานน่าเบื่อให้เป็นงานที่มีคุณค่า ผ่านการปรับระบบ HR ของอโกด้า

Published on Mar 06. 2019

For English version, click here.เจฟ ลี ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลของอโกด้า (ซ้าย) กับหลี เกด และแหวน

หลายคนอาจติดภาพจำว่าแผนกบุคคลคือสุดยอดแห่งความแอดมิน เป็นเจ้าแห่งเอกสารต่าง ๆ ตั้งแต่ใบสมัครงาน สัญญาจ้าง ไปจนถึงกฎระเบียบ จดหมายลา สลิปเงินเดือน และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งแค่นึกภาพก็ทำให้หลายคนสยองกับการจมกองกระดาษมหึมา ชิงคิดว่างานในแผนกนี้น่าเบื่อไปเสียหมด แต่ก่อนจะถอยหลังหนี ข่าวดีก็คือที่อโกด้า แผนกบุคคลที่มีชื่อว่า “ทีมพีเพิล” ของเราได้เปลี่ยนไปแล้ว หมดยุคกระดาษและกิจกรรมการกรอกสเปรดชีตเป็นร้อย ๆ เซลล์ หาระบบให้งานน่าเบื่อ แล้วเปิดโอกาสให้คนในทีมได้ทำอะไรที่น่าสนใจขึ้น

ประจวบเหมาะกับเมื่อวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2562 หอการค้าอเมริกันในประเทศไทยได้จัดงานบรรยาย ภายใต้ชื่อ “Thailand 4.0: The Story of Agoda’s HR Transformation” โดยมีเจฟฟ์ ลี (Jeff Lee) ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล (Chief People Officer) ของอโกด้า ขึ้นพูดเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงานในแผนกบุคคลของบริษัท

เราจึงตามเรื่องเล่าของเจฟฟ์ไปคุยกับพนักงานในแผนกบุคคลทั้งสามคน ที่ใช้ระบบการจัดการงานด้านบุคคลใหม่ ๆ มาทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น

วารีลักษณ์ อินทรบุตร ผู้จัดการฝ่ายเพย์โรลในประเทศไทย

“เมื่อก่อนทำงานกับเอกสารเยอะมาก”

หลี-วารีลักษณ์ อินทรบุตร นึกย้อนถึงสมัยที่เธอเข้ามาทำงานในอโกด้าใหม่ ๆ เมื่อปี พ.ศ. 2548 ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่บุคคลอาวุโส สมัยนั้น ห้องทำงานในแผนกของเธอเต็มไปด้วยบรรดาเอกสารต่าง ๆ ตั้งแต่เอกสารสัญญาของพนักงาน ไปจนถึงจดหมายลางาน เพราะทุกอย่างยังถูกเก็บในรูปแบบเอกสารทั้งหมด

หลังจากนั้น เธอได้ย้ายมาทำงานในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายเพย์โรลอย่างเต็มตัว ทำให้การเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการลาหยุดเข้ามามีความสำคัญกับเธอโดยตรง “สมัยก่อน ตอนที่มีพนักงานสองร้อยกว่าคน มีแต่เด็กรุ่นใหม่ จะไม่ค่อยมีคนท้อง ถ้ามีคนท้องปุ๊บมันจะเห็นเลย พอมีคนท้องเราก็จับตามองแล้วว่าเมื่อไหร่เขาจะคลอด หรือไม่เราก็ใช้วิธีส่งอีเมลหาผู้จัดการทุกเดือนว่าทีมคุณยังอยู่ครบไหม เพราะบางทีไม่ใช่แค่คนคลอดลูก ถ้าลาออกกระทันหัน เราก็อาจไม่รู้ เพราะเป็นกระดาษทั้งหมด”

“สมัยก่อนใช้เพย์สลิปคาร์บอน พอถึงช่วงปิดเงินเดือนเรียบร้อย เพย์โรลต้องมานั่งฉีกคาร์บอนเป็นร้อยใบ กินเวลาเยอะมาก แล้วพอถึงช่วงที่ต้องยื่นภาษี เราก็ต้องเตรียมเอกสารต่าง ๆ เป็นกระดาษหมด แล้วก็ต้องตามพนักงานมารับด้วย ถ้าเอกสารหาย ก็ต้องออกให้ใหม่ เมื่อก่อนแค่จะดึงข้อมูลต่าง ๆ บางทีก็ใช้เวลาหลายวันแล้ว”

โชคดีที่เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น แผนกบุคคลก็ได้นำซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดเก็บข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเพย์โรลมาใช้ ทำให้ตอนนี้พนักงานที่อโกด้าสามารถเข้าไปกรอกข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีธนาคารหรือส่งจดหมายลาออนไลน์ได้เลย ส่งผลให้การทำงานง่ายขึ้นมาก

“พองานเอกสารมันน้อยลง เรามีเวลามากขึ้น เราก็ไปโฟกัสกับอย่างอื่นได้มากขึ้น เอาเวลามาคิดปรับปรุงขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ และระบบต่าง ๆ สำหรับพนักงาน สมัยก่อนเราให้พนักงานใช้ธนาคารเดียวในการรับเงินเดือน ปีที่แล้วเราขยายให้พนักงานสามารถเลือกธนาคารที่จะรับเงินเดือนได้ มันดูง่ายนะ แต่จริง ๆ แล้วเราต้องเข้าไปเช็คแต่ละธนาคารก่อนว่ามันมีเงื่อนไขอะไรพิเศษหรือเปล่า แล้วมันสามารถใช้กับระบบเราหรือเปล่า ไปคุยกับทางเวนเดอร์ของเรา ซึ่งเขาก็ต้องไปเช็คกับระบบของเขา ถ้าเราไม่มีเวลา มันก็คงนานมาก กว่าโปรเจ็กต์นี้จะเกิดขึ้น”

ธนิสรา พิมพ์สมาน ผู้เชี่ยวชาญฝ่ายค่าตอบแทนและสวัสดิการ

เกด-ธนิสรา พิมพ์สมาน เข้ามาทำงานกับอโกด้าในปี 2556 ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่ประสานงานฝ่ายค่าตอบแทนและสวัสดิการ โดยรับผิดชอบการออกบัตรประกันสุขภาพและการเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาลของพนักงาน

“เมื่อก่อนเวลาทำเอกสาร ช่องโหว่มันเยอะ ชื่อพนักงานไม่ได้มีกรอกกันในระบบเหมือนตอนนี้ เราต้องเก็บประวัติพนักงานเป็นกระดาษมา แล้วนั่งคีย์ใส่เอ็กเซลเอง หาชื่อพนักงานเอง ที่ยากที่สุดคือเวลาชื่อพนักงานเป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือไทย เราก็อ่านไม่ออก ถ้ามีเป็นเอ็กเซลก็ยังดี เราหยิบไปใส่ได้เลย แต่บางอันก็มาเป็นหน้าสแกนบัตรประชาชน เราต้องไปกูเกิลหาตัวอักษรที่เหมือนกันเพื่อมากรอกในระบบ”

เมื่ออโกด้ามีการเพิ่มทีมข้อมูลเข้ามาในแผนกบุคคล และมีการใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้พนักงานได้กรอกข้อมูลต่าง ๆ ด้วยตัวเอง ทำให้ตอนนี้ แค่เพียงไม่กี่คลิก เกดก็สามารถดึงข้อมูลของพนักงานใหม่จากทุกออฟฟิศออกมา เพื่อส่งให้บริษัทประกันทำการออกบัตรประกันให้ได้

“พอมีระบบการบริหารข้อมูลทางบุคคล และมีฐานข้อมูลที่เชื่องโยงกัน งานซ้ำ ๆ ที่มันต้องทำ ก็น้อยลงมาก แทนที่เราต้องเอาเวลามานั่งกรอกข้อมูล มันเลยทำให้มีเวลาไปเรียนการสร้างรีพอร์ต พัฒนาให้มันสามารถดึงข้อมูลที่จะทำให้มันมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีก ตอนนี้พอมันมีฟังก์ชันใหม่ก็หมือนมีโปรเจกต์ใหม่ตลอดเวลา ให้ตื่นเต้น ปลดล็อกให้ชีวิตการทำงานมันดีขึ้นเรื่อย ๆ”

วิไลลักษณ์ ลิ้มโรจน์นุกูล ผู้จัดการฝ่ายแรงงานสัมพันธ์

แหวน-วิไลลักษณ์ ลิ้มโรจน์นุกูล เริ่มงานที่อโกด้าในตำแหน่งหัวหน้าฝ่ายบุคคลในปีพ.ศ. 2548 ในขณะที่บริษัทมีพนักงานราว 120 คน หน้าที่ความรับผิดชอบของเธอจึงกว้างขวางและหลากหลาย ตั้งแต่การสรรหา ทำวีซ่า เงินเดือน และทุกอย่างที่เกี่ยวกับงานบุคคล

“ในความรู้สึกของพี่ เมื่อก่อนเราเป็นเหมือนรถไถนา ที่มันโลคอลมาก ๆ ทำยังไงที่เรารู้แล้วว่ามันจะเริ่มเติบโตเป็นมอไซค์ เป็นรถยนต์ ตอนนี้เป็นเครื่องบิน แล้วก็กำลังจะเป็นเครื่องบินเจ็ต พี่มองว่าสิ่งที่เราพยายามทำคือการซัพพอร์ตการเติบโตของอโกด้าที่มันก้าวกระโดด” แหวนพูดถึงการเติบโตของอโกด้าที่เธอมีหน้าที่สนับสนุนในฐานะของฝ่ายบุคคล

แผนกบุคคลของอโกด้าเองก็มีการเปลี่ยนแปลงไปเช่นเดียวกัน การมีเทคโนโลยี ทรัพยากร ตลอดจนโครงสร้างองค์กรใหม่ที่เข้ามาช่วยงานด้านบุคคล แหวนจึงมีโอกาสในการก้าวผ่านจากหน้าที่ทั่วไปในแผนกบุคคล เข้ามาเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านแรงงานสัมพันธ์อย่างเต็มตัว

“การเติบโตทางหน้าที่การงานของพี่หมายถึงการมีความรู้ในเรื่องหนึ่่่งมาก จนสามารถมองตัวเองว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญ เป็นที่ปรึกษา ให้มุมมองการแก้ไขปัญหา และช่วยสนับสนุนงานของผู้จัดการได้ นี่คือสิ่งที่ทำให้มีความสุข” ในตำแหน่งปัจจุบัน แหวนได้ทำงานช่วยเหลือผู้จัดการทีมต่าง ๆ ในการสร้างเครื่องมือ และให้คำแนะนำสำหรับการบริหารทีม นอกจากงานด้านแรงงานสัมพันธ์ที่ทำเป็นหลักแล้ว เธอก็ยังสนุกกับโปรเจกต์การพัฒนากระบวนการทำงานต่าง ๆ ไปพร้อมกันด้วย

“ตอนนี้เรา work harder แต่เราก็ work smarter ไปด้วย การมี work-life balance ที่ดีขึ้นและความท้าทายของงาน ทำให้เราไม่เบื่อเลย แม้จะทำงานที่นี่มาเป็นปีที่ 14 แล้วก็ตาม”

หากคุณเห็นภาพตัวเองทำงานที่มีคุณค่ามากกว่าเดิม มาร่วมงานกับแผนกบุคคลของเราเลย!

________________________________________

งานที่เกี่ยวข้อง